Nastał czas niepewności, trudno przewidzieć przyszłość w bliższej i dalszej perspektywie. A wszystko to przez koronawirus SARS-Cov-2, wywołującym chorobę COVID-19. Nie chcę tu ani wywoływać paniki, ani bagatelizować zagrożenia. Chcę wyjaśnić parę kwestii przewidując różne sytuacje, jakie mogą pojawić się w związku z zagrożeniem, w działalności florystycznej.
Jak się zabezpieczyć?
Ostatnio nie miałem zbyt wiele czasu na analizę sytuacji z powodu wielu obowiązków w związku z Walentynkami, targami Special Days, Dniem Kobiet. Dzisiaj odebrałem telefon z zapytaniem od jednej z florystek – “Panie Andrzeju dzisiaj muszę podpisać umowę na wykonanie dekoracji ślubnej i zastanawiam się jak zareagować na pojawiające się realne ryzyko, że z przyczyn niezależnych ode mnie ale również niezależne od klienta, nagle będzie trzeba odwołać imprezę” .
Realne zagrożenie
Słuszne pytanie, gdyż można wyobrazić sobie sytuację, że zgodnie z umową mamy wykonać dekorację florystyczną wycenioną na kwotę 20 000 złotych. Przykładowy termin 18 kwietnia 2020. Zamawiamy potrzebne kwiaty i akcesoria do wykonania dekoracji odpowiednio wcześniej, na początku kwietnia. Czyli z naszej strony działamy zgodnie z planem. Ale nagle, na przykład zaraz po świętach 14 kwietnia, po dokonaniu analizy sytuacji epidemiologicznej związanej z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, Główny Inspektor Sanitarny zarekomenduje odwołanie wszystkich imprez masowych organizowanych w pomieszczeniach zamkniętych, w tym wesel.
Fakty
Mamy podpisaną umowę na wykonanie dekoracji, zamówione kwiaty, liście, dodatki i rośliny już do nas jadą. Szacujemy, że ponieśliśmy już koszty o wartości 8000 zł, a mamy przyjęty zadatek w kwocie 4000 zł. Nagle musimy zmierzyć się z sytuacją, że z przyczyn od nas niezależnych impreza, na którą szykujemy dekorację zostaje odwołana. Co w takim przypadku?
Byliśmy w gotowości
Na pewno nie musimy się martwić, że powinniśmy w takim przypadku zwrócić klientowi podwójną wartość zadatku. My jesteśmy gotowi, zespół florystów, kwiaty, naczynia, to wszystko mamy zabezpieczone. Tak więc klient nie ma podstaw aby żądać od nas zapłaty.
Jednak w sytuacji rozwiązania umowy, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności musimy mieć świadomość tego, że zadatek powinien być zwrócony. Mówi o tym artykuł 394 Kodeksu cywilnego.
“W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.”
§ 3.
Dodatkowe zabezpieczenie
Aby zabezpieczyć swoje prawo do zadatku warto w umowie wprowadzić zapis – “W razie rozwiązania umowy, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności zadatek będzie zachowany.”
Warto również zamieścić informację w umowie, że zadatek stanowi zabezpieczenie rezerwacji terminu w kalendarzu naszej pracowni. Dzięki temu rezerwujemy dostępność naszego zespołu pod konkretną dekorację.
Taki zapis umowy powinien nas chronić przed zwrotem zadatku, pytanie tylko czy klient podpisze taką umowę? Jeżeli zależy mu na tym, aby to Twoja firma wykonała dekorację to raczej podpisze. Jeżeli nie, to poszuka innej firmy, która przyjmie zlecenie bez dodatkowych klauzul w umowie.
Jednak zaliczka
Okazuje się, że w przypadku gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności zadatek powinien być zwrócony. To w takim razie może lepiej florystę chronić będzie zaliczka? Czy florysta ma obowiązek zwrócić przyjętą zaliczkę?
Wykonanie dekoracji ślubnej to wykonanie określonego dzieła. W przedmiotowej sprawie florysta zgodnie z umową wykonał dzieło (dekorację). Zamawiający ma prawo w każdej sytuacji, aż do ukończenia dzieła, odstąpić od umowy, lecz w takiej sytuacji musi zapłacić floryście ustalone w umowie wynagrodzenie. Jeżeli zatem florysta do dnia odstąpienia od umowy przez zamawiającego poniósł już bezpowrotnie koszty w wysokości na przykład 40% ustalonego budżetu dzieła, to oprócz zachowania otrzymanej wcześniej zaliczki na poczet wynagrodzenia w wysokości 20% budżetu powinien otrzymać dodatkowo 20% wartości umowy od zamawiającego.
Więcej o umowach we florystyce napisałem w artykule Umowy, umowy, umowy i Zaliczka a zadatek, znacząca różnica.
Nie jest łatwe wyegzekwowanie od klienta zapłaty za poniesione realne koszty w związku z z odstąpieniem od podpisanej umowy na wykonanie dekoracji. Tym bardziej, że istnieje powszechne przekonanie, że zaliczka jest zwrotna w przypadku rozwiązania umowy. Fakty jednak są inne, ale aby dochodzić swoich spraw często będziemy musieli zwrócić się do sądu aby rozstrzygnął powstały spór z klientem.
Zdrowy rozsądek
Tak to już jest, że najlepiej spory z klientem załatwić polubownie. Nie oto chodzi aby wzbogacać się na czyimś nieszczęściu, na ogólnym zamieszaniu. Jeżeli będzie to tylko możliwe, warto postarać się o to, aby klient jak najmniej odczuł efekty nagłych , wcześniej niespodziewanych sytuacji. My jako floryści możemy się stresować możliwymi ryzykownymi scenariuszami. Dla klientów organizujących w tym czasie ślub i wesele to bez wątpienia wielokrotnie większy stres i ryzyko.
Omówienie ryzyka i alternatywnych rozwiązań
Ważne aby w trakcie uzgodnień poinformować klienta o ryzykach, które stają się coraz bardziej realne. Ograniczenia w imporcie wystąpiły kilka lat temu, gdy wybuch wulkanu na Islandii zablokował import z innych kontynentów do Europy. Brązowe storczyki dendrobium nie dotarły na dekorację ale klientka przyjęła tę informację ze zrozumieniem. Jej goście też w większości nie dolecieli z Wysp Brytyjskich, tylko ci bardziej zdeterminowani dopłynęli promami i dojechali samochodami. Ale mogła mieć do nas pretensje, że nie zapewniliśmy realizacji tego co obiecaliśmy. Dlatego warto omówić to co możemy przewidzieć. Warto ustalić awaryjne rozwiązania.
O Autorze
