Często na szkoleniu Kwitnące przedsiębiorstwo zadaję uczestnikom pytanie – jak trafili do branży, skąd pomysł na kwiaciarnię, pracownię? Ostatnio od jednej z uczestniczek usłyszałem taką odpowiedź: „Pracowałam jako menadżer w restauracji, ciągłe napięcie, niekończące się nadgodziny, wszystko było na mojej głowie. Pomyślałam sobie, że chciałabym mieć swoją firmę, abym nie musiała tak dużo pracować. Postanowiłam pracować na swoje konto, wybór padł na pracownię florystyczną. Wydawało mi się, że to idealne rozwiązanie, nie będę musiała codziennie pracować od rana do wieczora, jak to jest w kwiaciarni. Kiedy będzie trzeba to spotkam się z klientami, przygotuję ofertę. Jak będzie pracowity weekend to fajnie, jak nie będzie co robić to też dobrze, odpocznę”. Im dłużej trwała ta odpowiedź tym wszyscy, wraz z opowiadającą, coraz bardziej się uśmiechali. Każdy wie, że wcale tak nie wygląda praca florysty, jak się to wydaje wszystkim patrzącym z boku na naszą profesję.
Rzeczywistość przedsiębiorcy florystycznego potrafi zaskakiwać
SMS od pracownicy w poniedziałek 5 rano – dziecko się rozchorowało, nie mogę przyjść dzisiaj do pracy, napiszę później do kiedy będę musiała zostać w domu. Czwartek 8 rano – przyjechał towar na dekoracje ślubną, ale kolor hortensji całkiem inny niż zamawiała klientka. Piątek 9 wieczorem – na juro dekoracja z piwonii, a ona zamknięta jak zaklęta. Czy do jutra się rozwinie? Środa samo południe – wieniec z kalli do zrobienia na godzinę 14, a dostawca dzwoni, że nie dojedzie, bo stoi w korku. To tylko kilka przykładów niespodzianek. Przedsiębiorca rzadko kiedy funkcjonuje w warunkach optymalnych. Działa w otoczeniu, gdzie zawsze coś komuś wypadnie i ten ktoś czegoś nie zrobi. Dlatego nie warto stresować się błahymi problemami, one zawsze będą. Załatasz jeden problem, wyskoczy następny.
Przedsiębiorca jak strażak
Strażak musi być w ciągłej gotowości do niesienia pomocy, nawet wtedy gdy mogłoby się wydawać, że nie ma bezpośredniego zagrożenia. Nie ma firm działających bez problemów, przy niewielkim zaangażowaniu właściciela. Przedsiębiorca musi utrzymać sprawność firmy mimo piętrzących się problemów. Powinien obserwować i starać się przewidywać zagrożenia, aby wczesną reakcją minimalizować ich negatywny wpływ na działalność firmy. Im większą ma wiedzę i praktykę, im lepiej potrafi przewidzieć co może się zepsuć, wie jak to naprawić, tym lepszym jest przedsiębiorcą. Bo w kwiaciarni zawsze jest coś do zrobienia, do naprawy, do poprawy.
Regulaminy, procedury
Rozsądni przedsiębiorcy prędzej czy później opracowują i wdrażają w firmie procedury. Błędy zdarzają się każdemu, nie popełnia ich ten kto nic nie robi. Człowiek uczy się na błędach, ważne aby nie popełniać tych samych błędów. Coś się wydarzyło, ktoś popełnił błąd, znalazłeś rozwiązanie problemu, wiesz co może w przyszłości ochronić firmę przed kolejnym podobnym błędem? Opisz to, zrób z tego procedurę.
Przykładowo sytuacja stresowa – reklamacja, stwórz regulamin, który opisuje postępowanie w przypadku, gdy klient przychodzi z pretensjami. Ustal kiedy reklamację uznać, a kiedy odrzucić. Wskaż jak szybko spełnić jego roszczenia. Nie ma sensu zbytnio rozmyślać, stresować się, skoro sprawę możne załatwić pracownik znający procedury, a przedsiębiorca w tym czasie może skupić się na załatwianiu innych ważniejszych spraw. Głównym zadaniem przedsiębiorcy jest zwiększanie sprawności firmy, choć jest to działanie bez końca.
Sugeruję stworzenie harmonogramu pracy kwiaciarni. Stwórz opis najbardziej powtarzalnych czynności w ujęciu dziennym – co, kiedy pracownik powinien planowo wykonać. Dzięki temu zadziałasz przeciw zapominalstwu. Nic bardziej stresującego w kontaktach pracodawca – pracownik niż zaniedbywanie podstawowych obowiązków i konieczność ciągłego czepiania się. Elementarne obowiązki muszą być nawykiem, opisane będą łatwiej zapamiętane. Dobrym przykładem jest stworzenie listy zadań na kartce i odznaczanie tych zrealizowanych.
Pomocne będzie stworzenie planu działań cotygodniowych. Na przykład ustal, napisz którego dnia najlepiej dokonać analizy zamówień na cały tydzień i na tej podstawie stwórz listę zakupów niezbędnych do realizacji zleceń, odpowiednio wcześniej przekaż informację swojemu dostawcy. Obserwuj, jakie inne zadania wykonujesz co tydzień. Zapisz je, od teraz nie zapomnisz o żadnym z nich. Zapiski możesz prowadzić w formie papierowej, na przykład w Kalendarzu Florysty lub w wersji elektronicznej jako zadanie cykliczne.
Wprowadź formularze, które poprawiają prawidłowość realizacji zleceń. Często przyjmując zlecenie na zwykłej kartce pracownik zapomina o niezbędnych informacjach gwarantujących bezbłędnie wykonanie zlecenia. Formularz nie dopuszcza do takiej sytuacji, systematyzuje proces przyjęcia zamówienia, ułatwia zbieranie informacji, pomaga w sprzedaży.
Zaakceptuj niepewność
Przyzwyczaj się do tego, że raczej nie uda ci się nigdy pracować na 100 procent możliwości. Zawsze trafisz na przeszkodę. Skoro tak, to musisz polubić pracę w warunkach nieoptymalnych. Tylko wtedy nie stracisz przedsiębiorczego entuzjazmu. Inaczej twoja codzienność będzie wypełniona frustracją, że twoje próby polepszenia optymalizacji nie przynoszą rezultatów. Twoje działania nie skupią się na tym jak uszczęśliwić klientów. Firma stanie się twoim przykrym obowiązkiem. Im szybciej to zrozumiesz, tym szybciej odżyjesz. Nie zaskoczy cię żaden problem, nie zdenerwuje cię żaden klient czy pracownik.
Spodobał się ten artykuł? Masz pomysł na kolejny temat? Napisz – a.dabrowski@wsparcieflorystow.pl
O Autorze
