Nowoczesne technologie – czy usprawnią polski rynek kwiatowy?

Nowoczesne technologie – czy usprawnią polski rynek kwiatowy? Udostępnione rozwiązanie jest również akceptowalne biorąc pod uwagę koszty. Na pewno indywidualne przygotowanie podobnego sklepu internetowego kosztowało by dużo więcej, a bieżące utrzymanie i rozwój byłoby na pewno kłopotliwe. Korzystając z gotowego rozwiązania, spersonalizowanego dla mojej firmy, pozbywam się części obowiązków i spokojnie mogę zająć się innymi bieżącymi obowiązkami w firmie, najlepiej tymi które wygenerują przychody.

Dobrze pamiętam czasy, kiedy zlecenie od klienta przyjmowało się na papierowym formularzu, później faksem przesyłało się do centrali w Poznaniu. Tam zlecenie było opracowywane, przyporządkowywane i przesyłane faksem do kwiaciarni wykonującej. Cały proces trwał kilka godzin i nieuniknione były błędy czynnika ludzkiego i sprzętu.

Teraz cały proces przyjęcia i przekazania przesyłki trwa dosłownie kilka minut i w zasadzie pozbawiony jest możliwości popełnienia błędu. Dodatkowo w systemie odnotowywana jest informacja, czy kwiaciarnia, do której dostarczone jest zlecenie do wykonania faktycznie odczytała je i przyjęła do realizacji. Wsparcie przekazu informacji przez maile, sms, a w ostateczności telefonicznie przez konsultanta sprawia, że system praktycznie stał się niezawodny. Nawet w takie dni jak Dzień Matki czy Dzień Kobiet, informacja przepływa bez opóźnień. A przecież o to chodzi – aby klient i adresat przesyłki byli usatysfakcjonowani, co przekłada się na pewno na wzrost ilości przyjmowanych zleceń.

O korzyści z wdrożenia informatycznego systemu zarządzania przesyłkami kwiatowymi zapytałem Andrzeja Świderskiego, Dyrektora Zarządzającego Euroflorist Polska.

Co skłoniło firmę Euroflorist do wdrożenia kosztownych modernizacji i jakie wymierne efekty zanotowano?

Andrzej Świderski: Jednym z najważniejszych dla nas celów było wprowadzenie modułu, który umożliwiałby naszym partnerom transmisję zamówień on-line, czyli wysyłanie i odbieranie zamówień w czasie rzeczywistym. Czas realizacji zamówienia jest dzięki temu właściwie równy czasowi przygotowania i dostawy przesyłki kwiatowej. Zaowocowało to przede wszystkim znaczącym przyrostem procentowym zamówień, w okresie gdy zarówno naszą branżę, jak i większość innych dosięgnął kryzys. Ponadto wykluczono czynnik ludzki oraz przyśpieszono transmisję zamówień, co znalazło odzwierciedlenie w znaczącym spadku reklamacji – o 22%.

Opisane powyżej wdrożenia zaowocowały także jeszcze bardziej atrakcyjnymi cenami. Przed wdrożeniem nowego systemu działaliśmy w oparciu o rozwiązanie, które posiadało sporo ograniczeń zarówno funkcjonalnych, jak i wydajnościowych. Wdrożone nowoczesne technologie zoptymalizowały kluczowe procesy biznesowe w zakresie:

• współpracy z partnerami: panel dla partnerów pozwalający na wysyłanie i odbieranie zamówień on-line, wgląd do bieżących rozliczeń finansowych, komunikację wewnętrzną oraz marketingową;
• obsługi klienta: nowe produkty (karty kwiatowe, potwierdzenia dostawy sms), komunikacja marketingowa, program lojalnościowy, rozbudowana obsługa rabatów i promocji;
• automatycznego przetwarzanie zamówień: komunikacja związana z zamówieniem, przesyłanie zamówień do partnerów, w tym partnerów zagranicznych, moduły do automatycznego przesyłania zamówień przez partnerów;
• rozliczeń finansowych wraz z pełną integracją z systemem ERP*: udało się też oraz wyeliminować problemy wydajnościowe, co pozwoliło na obsługę większej liczby zamówień i wpłynęło bezpośrednio na wzrost przychodów.

Dzięki wprowadzonym zmianom możemy skoncentrować się na kliencie i naszych partnerach zamiast na wykonywaniu powtarzalnych czynności, które z powodzeniem mogą być realizowane przez system informatyczny.

Patrząc na wdrożenie z perspektywy kilku lat – warto było?

Andrzej Świderski: Niech odpowiedzą na to pytanie fakty. Poziom satysfakcji naszych partnerów biznesowych pozwala nam z pełnym zadowoleniem i poczuciem spełnienia patrzeć w przeszłość, wspominając czas, w którym zdecydowaliśmy się, że to moment na nowoczesne technologie. Kryteriami sukcesu wdrażanego przedsięwzięcia są dla nas:

• skrócenie czasu realizacji zamówień; czas ten obniżył się ponad dwukrotnie i obecnie wynosi 2h; oznacza to, że jest możliwym, aby od momentu zamówienia, do chwili dostawy czas nie przekroczył 2 godzin;
• wzrost ilości zamówień, w pierwszym roku o 26%;
• zmniejszenie jednostkowego kosztu zamówienia o ponad 20% na koniec realizacji projektu
• udało się nam włączyć do projektu wszystkie współpracujące z nami kwiaciarnie, które bardzo chętnie i sprawnie z niego korzystają
• już ponad 80% wszystkich zamówień jest transmitowana on-line, co znacznie wpływa na skrócenie czasu ich realizacji
• z powodzeniem zmniejszyliśmy także koszt obsługi zamówień i koszty związane z generowaniem rozliczeń (już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu – o 18%), co pozwoliło na koncentracje zasobów na czynnościach ważnych, a nie manualnych.

Jednak największym sukcesem jest dla nas wartość jaką niesiemy dla naszych klientów. Dzięki systemowi B2B* możemy zaproponować jeszcze atrakcyjniejsze produkty, wyższą jakość oraz stale wdrażane innowacyjne rozwiązania. Wsłuchanie się w potrzeby naszych partnerów, konstruktywne konsultacje, a co za tym idzie wdrażanie wspólnych pomysłów jest dla nas najwyższym miernikiem efektywnej współpracy, pełnej obustronnej satysfakcji. Trud i praca włożone w przedsięwzięcie znajduje swoje odzwierciedlenie w codziennych pozytywnych opiniach klientów, którzy za naszym pośrednictwem dzielą się z bliskimi bukietami pełnymi emocji.

Dziękuję za rozmowę.

* ERP (ang. enterprise resource planning) – planowanie zasobów przedsiębiorstwa , tłumaczone przez producentów też jako zaawansowane zarządzanie zasobami – określenie klasy systemów informatycznych służących wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych.

* B2B (ang. Business to Business) – nazwa relacji występujących pomiędzy firmami, określana często mianem „klasycznego” e-biznesu.

Artykuł napisany dla forumkwiatowe.pl, opublikowany 2013.08.23.